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Comment une livraison partielle change-t-elle le rapprochement entre commande, réception et facture ?
Conservez chaque réception et le solde ouvert de la commande tout en soumettant les écarts de facturation à une validation humaine.
Une livraison partielle doit laisser la commande initiale visible, enregistrer chaque réception séparément et ne rapprocher une facture qu'avec la quantité admissible selon le contrat et les règles d'acceptation de l'entreprise. Le solde non livré reste ouvert jusqu'à clôture ou modification approuvée. Un simple indicateur « reçu » fait perdre un détail essentiel.
Suivez une commande sur deux livraisons
Une commande porte sur 200 unités. La première livraison en apporte 120 ; l'équipe de réception en accepte 115 et en rejette 5 pour dommages. La seconde livraison est attendue plus tard. Une première facture porte sur 120 unités. Le dossier doit afficher 200 commandées, 120 livrées, 115 acceptées, 120 facturées et le solde encore ouvert. L'écart de 5 unités entre acceptation et facture doit être examiné.
Si le fournisseur envoie ensuite 80 unités, créez une seconde réception au lieu de modifier la première pour la faire passer à 200. Conservez les dates, les références de livraison et les unités endommagées. Achats et finance disposent ainsi d'un historique vérifiable plutôt que d'un seul chiffre final.
Décidez ce qui peut être rapproché
Comparez chaque ligne de commande, de livraison et de facture avec les mêmes unités et prix. Vérifiez si le contrat autorise une facturation partielle, si la facture renvoie à la première livraison et si taxes ou frais de transport exigent un traitement distinct. Une concordance de quantité ne constitue pas à elle seule une autorisation de paiement.
Gérez le solde ouvert
Gardez visibles la quantité restante et sa date prévue. Si le fournisseur annule le reste ou propose d'autres marchandises, consignez une modification de commande approuvée. Si un avoir ou une facture corrigée arrive, rattachez-le à l'exception initiale au lieu d'effacer le premier document.
La démo achats SIEMA illustre cette chaîne de preuves : /demo. L'application Kaliits de contrôle des écarts achats est disponible pour une mise en œuvre en pilote encadré. Un vrai pilote doit tester réceptions partielles, refus, corrections et règles d'approbation avec votre équipe avant toute libération de facture. Demander un diagnostic : /fr/contact.
Questions à régler avant l'automatisation
Qui saisit l'acceptation physique ? Qui peut modifier une commande ? La finance peut-elle payer une facture partiellement rapprochée ? Que se passe-t-il si la seconde livraison arrive en retard ? Ce sont des règles de processus. Un modèle OCR ne peut pas les déduire des documents.