Un écart de prix entre facture et bon de commande peut venir d’un tarif modifié, d’une unité différente, d’une remise omise ou d’une révision de commande non transmise à la finance. Identifiez la cause avant de traiter toute la facture comme incorrecte.
Exemple chiffré : une ligne facturée à 108 MAD au lieu de 100
Exemple fictif : la commande approuvée prévoit 10 unités à 100 MAD hors taxes. La facture demande 10 unités à 108 MAD hors taxes. À unité et périmètre identiques, l’écart est de 8 MAD par unité, soit 80 MAD hors taxes sur la ligne.
Ce calcul signale un point à examiner. Il ne prouve pas que 80 MAD seront récupérés ou que la facture doit être rejetée. Un avenant approuvé peut expliquer le changement ; sans preuve, le responsable doit demander une clarification.
Cinq contrôles avant de demander une facture corrigée
- Référence et unité : comparer le même article, le même conditionnement et la même base de prix.
- Révision : retrouver le bon de commande et la modification approuvée applicables à cette livraison.
- Conditions : examiner remise, devise et date d’application du tarif avec les pièces de référence.
- Périmètre : séparer taxes et frais de transport lorsque leur traitement diffère du prix article.
- Calcul : montrer prix attendu, prix facturé, quantité et différence sur la ligne, puis la règle de tolérance convenue.
Une tolérance logicielle n’est pas une autorisation métier. Elle doit être décidée avec les responsables et testée en dessous, au seuil et au-dessus de la limite.
Attribuer une décision précise aux achats
Le dossier de revue doit citer la ligne, les deux prix, la pièce source et la révision utilisée. Demandez au responsable habilité de confirmer une modification approuvée, de solliciter une correction ou de suivre une autre décision conforme à la procédure.
Une facture corrigée ou un avoir doit rester relié au document initial. Conservez le motif, la date et la personne qui a décidé ; ne remplacez pas la valeur originale pour faire disparaître l’écart.
Prix, réception et validation ne sont pas le même blocage
Un prix conforme ne prouve pas que la quantité a été reçue. Un prix différent ne prouve pas un manque physique. Consultez le rapprochement facture, commande et livraison et la quantité acceptée à réception pour distinguer ces contrôles.
Si les preuves sont complètes mais que la décision attend un responsable, consultez la validation des factures fournisseurs. Pour une commande livrée en plusieurs fois, gardez les réceptions et le solde ouvert.
Ce que Kaliits peut préparer
Le rapprochement d’OCRAgent peut comparer les lignes extraites aux références de commande et signaler un écart de prix hors tolérance. La fiabilité dépend des références, unités et données de référence. La politique de paiement et les décisions restent celles de votre équipe.
Le pilote teste les tarifs modifiés, remises, conversions approuvées et révisions avant toute écriture. Une connexion au logiciel ou une demande au fournisseur nécessite un périmètre d’intégration défini.
Télécharger la fiche de rapprochement (CSV) pour préparer les valeurs et preuves à examiner.
Examiner le contrôle des écarts achats, puis décrire un écart de prix récurrent. Indiquez votre logiciel, le volume approximatif et les pièces utilisées pour trancher. Une description anonymisée suffit pour commencer.