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Que faire si un fournisseur facture plus que la quantité acceptée ?
Un exemple de réception qui distingue quantités commandées, livrées, acceptées et facturées avant toute validation du paiement.
Si un fournisseur facture plus que la quantité physiquement acceptée, la différence doit devenir une exception documentée avant toute validation du paiement. Comparez le bon de commande, la preuve de livraison, le constat de réception et la facture, ligne par ligne et dans la même unité. Un bon de livraison ne prouve pas à lui seul que toute la marchandise livrée a été acceptée.
Un exemple chiffré
Un acheteur commande 100 unités. Le bon de livraison du fournisseur indique que 100 unités sont arrivées. L'équipe de réception en accepte 92 et consigne 8 unités endommagées. La facture porte sur 100 unités. L'écart immédiat est donc de 8 unités entre quantité acceptée et quantité facturée. Le remplacement, l'avoir ou la contestation relèvent ensuite d'une décision commerciale distincte.
Gardez quatre quantités visibles : commandée, livrée, acceptée et facturée. Ne confondez pas livraison et acceptation. Ne supposez pas non plus que la valeur des 8 unités peut être récupérée sans vérifier le contrat et les preuves. Le responsable doit pouvoir consulter le relevé de réception, les notes ou photos des dommages si elles existent, ainsi que les échanges avec le fournisseur.
Transmettez l'exception aux bonnes personnes
La réception confirme ce qui a été physiquement accepté. Les achats vérifient l'accord et demandent, selon le cas, une correction, un remplacement ou un avoir au fournisseur. La finance suspend ou ajuste le paiement uniquement selon les règles d'approbation de l'entreprise. Chaque passage doit conserver le même identifiant de dossier, la ligne concernée et les preuves.
Le rôle du logiciel
Un workflow peut comparer les quantités, calculer le montant contesté à partir du prix applicable, signaler les preuves manquantes et suspendre le dossier en attente d'une décision attribuée. Il doit montrer le calcul et ses hypothèses. Il ne doit ni accuser automatiquement le fournisseur ni émettre seul un avoir.
L'application Kaliits de contrôle des écarts achats est disponible pour une mise en œuvre en pilote encadré. La démo SIEMA présente un scénario illustratif de commande, livraison, acceptation et facture ; ses valeurs ne sont pas des résultats clients. Voir la démo : /demo. Pour votre propre flux, demandez un diagnostic : /fr/contact.
Avant de lancer un pilote
Sélectionnez des dossiers représentatifs : acceptation complète, dommages, livraison incomplète, livraison fractionnée et facture corrigée. Définissez qui peut confirmer la réception et qui peut débloquer une facture suspendue. Mesurez si l'équipe peut retrouver et résoudre les exceptions avec une trace complète des preuves.