Que vérifier lorsque la facture, la liste de colisage et le document de transport divergent ?

Quand la facture, la liste de colisage et le document de transport divergent, ne choisissez pas une version sur la seule date du fichier. Identifiez le champ concerné, la partie qui en est responsable et l'existence éventuelle d'un document source révisé. Gardez les valeurs contradictoires visibles jusqu'à la décision d'une personne.

Comparez les champs, pas les documents entiers

Relevez dans chaque pièce la référence de l'expédition, le fournisseur, le destinataire, la description des marchandises, le nombre de colis, la quantité, les poids brut et net et la référence de transport. Un écart de colis n'a pas nécessairement le même responsable ni les mêmes conséquences qu'un écart de prix. Séparez ces cas au lieu de créer une alerte vague.

Traitez un écart concret

Supposons que la facture indique 120 cartons, la liste de colisage 118 et le connaissement 118 colis. Vérifiez d'abord les unités : cartons, palettes et colis peuvent désigner des choses différentes. Examinez ensuite les dates et les versions. Demandez au fournisseur si la quantité facturée a changé et au transitaire ce qui a réellement été remis au transport. Consignez leurs réponses et demandez une pièce corrigée si nécessaire.

Le responsable ne doit pas modifier la facture à 118 simplement parce que deux autres pièces concordent. Le logiciel ne doit pas non plus conclure que l'envoi est complet. Le propriétaire de l'information commerciale confirme la quantité commerciale ; la partie transport confirme son propre document.

Un workflow d'exception utile

Donnez à chaque écart un identifiant, les champs concernés, les fichiers sources, leurs versions, un responsable, une échéance et une décision. Indiquez si le dossier attend une correction du fournisseur, une confirmation du transitaire, une validation interne ou une nouvelle version. Relancez la comparaison quand une pièce arrive, tout en conservant l'ancienne valeur et la raison de la résolution.

Ce qu'un pilote encadré peut tester

Le contrôle des dossiers d'importation est disponible pour une mise en œuvre en pilote encadré. Le pilote peut extraire certains champs, signaler des différences et les transmettre à une personne responsable. Testez des dossiers réels anonymisés, avec fichiers révisés et expéditions fractionnées, avant de décider quels contrôles sont fiables. Le déclarant et l'équipe import gardent la décision de poursuivre. Discuter d'un pilote : /fr/solutions/controle-dossier-import.

Le guide PortNet pour déclarants et transitaires cite des types de documents pouvant être joints à son workflow ; les exigences varient selon le dossier. Source : https://www.portnet.ma/documents/d/guichet-unique/declarant-et-transitaire .